Thanksgiving, aux États-Unis, est plus qu’un dîner : c’est un rituel collectif, attendu, codifié et fédérateur. En entreprise, nous avons une cérémonie similaire : le kick-off. Lui aussi rassemble, structure et donne le ton pour la suite du projet.

Thanksgiving, moment symbolique de la société nord-américaine. Journée commémorative, marquant la gratitude des premiers pèlerins pour les récoltes de l’année écoulée. Perpétuée depuis le XVII siècle, cette journée est ponctuée par des traditions encore vivantes de nos jours. Avec des inconditionnels qui font du Thanksgiving Day, une journée spéciale pour les Américains.

En management de projet, n’aurions-nous pas de moment un peu spécial, quelque chose qui fait commune mesure quel que soit l’organisation ? Le kick-off ! Le point de départ de tout projet, moment fort et stratégique de démarrage. Un incontournable. Bref, si le concept de kick-off est aussi bien implanté dans les mœurs des entreprises, c’est qu’il s’appuie aussi sur des inconditionnels en termes de pratiques de management. Explorons ensemble les piliers structurant un kick-off.

Les indispensables d’un bon kick-off

Revenons sur Thanksgiving. Qu’est-ce qui va faire qu’un New Yorkais va s’exclamer « What a Wonderful Thanksgiving! » ?
– Le repas traditionnel en famille.
– La dinde parfaitement rôtie.
– Les chars de Macy’s sur la 5ième avenue.
– Les New York Giants contre Dallas Cowboys.
– Le Turkey Pardon du président.

Ce sont les inconditionnels d’un “bon” Thanksgiving Day.

Idem pour un kick-off. Qu’est ce qui va faire qu’un Chef de Projet va conclure « What a perfectly executed kick-off meeting! » ?
– Les parties prenantes alignées autour d’objectifs communs.
– Chacun conscient du rôle à tenir tout au long du projet.
– La vision partagée sur la feuille de route et les ressources à fournir.
– La compréhension des risques et des contraintes.
– Les règles de pilotage approuvées.

Ce sont les inconditionnels d’un “bon” kick-off meeting.

Les 5 ingrédients clés pour réussir son kick-off

Prenons l’exemple du Thanksgiving dinner. Quels sont les ingrédients incontournables qui doivent être sur la table ? Impérativement la dinde rôtie, la purée, la sauce aux canneberges et les tartes au potiron ou patate douce. Avec forcément des petites variantes locales. Idem sur l’agenda du kick-off meeting, nous allons retrouver des incontournables, avec des variantes selon le secteur d’activité ou la structure organisationnelle. Passons-les en revue.

1. Besoin et objectifs

Formaliser simplement le pourquoi et le quoi du projet. De prime abord, cela paraît évident. Mais pas toujours aussi simple à faire. C’est la première marche pour structurer la vision commune. Se poser la question sur l’adéquation du projet vis-à-vis des enjeux de l’organisation. Pilier qui marque le fondement pour embarquer les personnes dans le projet.

2. Périmètre et livrables

Etablir rapidement les limites, en parallèle de la définition des objectifs. Ce qui est inclus de ce qui est exclus. Se questionner d’une part sur le découpage et la priorisation des phases du projet. Se questionner d’autre part sur les exigences et les livrables attendus. Parfois pouvant faire l’objet d’âpre négociation.

3. Planning et ressources

Définir la feuille de route, l’indispensable du kick-off. Permettre aux parties prenantes de se projeter concrètement dans le projet. Créer des scénarios d’exécution intégrant ressources, risques et exigences. Rassurer sur la trajectoire à suivre. Contrat d’engagement pour toutes les parties prenantes.

4. Equipe et femmes et hommes

Apporter une perspective claire sur la structuration de l’équipe, le rôle attribué à chacun et le niveau de responsabilité délégué. Insuffler et entretenir la dynamique au travers du système de gouvernance et du dispositif de communication mise en œuvre. Faciliter les flux d’information à la fois bottom-up et top-down.

5. Organisation

Cadrer les règles de pilotage. Préciser le mode de pilotage (adaptatif, prédictif), le fonctionnement des groupes de travail (par métier, multidisciplinaire) ou les critères de maîtrise (KPIs, definition of done).

Les pièges qui font déraper un kick-off

Malgré toute l’attention apportée, personne n’est à l’abris d’un imprévu. Considérons un Thanksgiving raté. Une dinde brûlée à l’extérieur ou pas assez cuite à l’intérieur. Une intempérie provoquant l’annulation des parades. Une tension entre certains membres de la famille. Bref la vraie vie. Ce même principe de réalité s’applique aussi à la réalisation d’un kick-off. Certaines variables indésirables peuvent venir dégrader la qualité du kick-off. Qu’il convient de contrecarrer dans la mesure du possible.

Les interprétations divergentes. A l’issue du kick-off meeting, les parties prenantes ont compris les objectifs du projet différemment. Malgré le fait d’avoir été réunis dans un même lieu et au même moment. Parfois, l’expression d’une mauvaise foi de certains acteurs. Soulignant l’importance de la transmission des informations. Par exemple des objectifs simples et concis. Des attentes en adéquation avec les objectifs fixés. Ou une feuille de route suffisamment détaillée pour se projeter dans le projet.

Les règlements de compte. Souvent résurgence de litiges du passé entre certains acteurs. Terrain de jeu politique, le projet fait l’objet de bataille d’influence. Ainsi, il y a une nécessité de manœuvrer pour structurer une équipe équilibrée en termes de personnalité, en tenant compte du passé. Manœuvrer pour organiser des antichambres de négociation entre différents groupes. Transformer le kick-off meeting en traité d’alliance.

La fiabilité des données faible. Que ce soit au niveau de la source des données ou des hypothèses prises. Sécuriser au maximum la qualité des données pour la préparation du kick-off meeting. Ne pas hésiter à partager sur les marges utilisées pour les estimations, tout en restant cohérent. Tracer les origines et les modèles utilisés. Le kick-off doit permettre de rendre tangible une réalité encore virtuelle.

Conclusion

Ainsi, Thanksgiving et kick-off n’ont aucun point commun ? Pas si sûr. Les deux événements ont pour objet avant tout de rassembler des hommes et des femmes autour d’un objectif commun, en un temps et lieu déterminé. Mais surtout leur pérennité réside sur des pratiques immuables, qui en font un point de repère solide. Ces deux événements génèrent enthousiasme, énergie et confiance. Les atouts du succès. Great Thanksgiving!