Communication

Importance :

Que cela soit à l’intérieur du projet ou à l’extérieur, qu’elle soit descendante ou remontante, la communication est un élément clé du fonctionnement du projet.

Elle est souvent opérationnelle, elle permet la coordination des actions et des anticipations, elle porte les décisions.

La motivation et l’engagement de l’équipe vont dépendre de sa qualité. Elle contribue grandement à la réussite du projet.

Plus le projet ou le programme est découpé ou plus les équipes sont dispersées, plus il devient important de formaliser la communication et plus la part portée par les méthodes et les outils doit s’étoffer. Le management de projet est, à travers les méthodes et les outils, une réponse à la complexité des projets.

Le plan au même titre que le budget ou la spécification du produit est un des nœuds de la communication.

L’organisation de la communication permet de garantir que toutes informations temporelles sont dans le plan, que toutes les informations financières sont dans le budget et que toutes les informations techniques sont dans la spécification.

Elle doit de plus vérifier que les interactions entres les trois axes du projet sont bien établies, qu’aucune décision ne peut se prendre sans que les informations techniques, temporelles et budgétaire ne soient transmises et consolidées.

Les moyens :

Tous les aspects du management de projets concourent à la mise en place d’un flot de communication adapté.

• Les audits identifient les anomalies.
• Les méthodes formalisent quoi, comment, quand, par qui, vers qui.
• Les outils recueillent, génèrent, synthétisent les informations.
• Les passerelles entre les outils permettent de fluidifier les informations et évitent les doubles saisies.
• Les formations éveillent les consciences.
• L’accompagnement permet de mettre en place et de donner des habitudes.
• Les indicateurs de qualité des données pointent les informations insuffisantes.
• Les rapports de synthèses rassemblent le tout.

Bénéfices d’une bonne communication :

Une meilleure anticipation, peu de surprises.
Un meilleur engagement et une meilleure motivation de l’équipe.
Des décisions basées sur des faits.